Choisir et utiliser les outils collaboratifs

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La COVID-19 a obligé bon nombre d’entreprises à apprendre à travailler autrement.

Quelles sont les possibilités des outils collaboratifs ?

Les premiers choix, fait dans l’urgence, ont permis de découvrir en grandeur nature la notion même de télétravail et d’outils collaboratifs.
Il est important en cette période d’après crise de se poser les bonnes questions :

  • Qu’est-ce qui a fonctionné ?
  • Qu’est-ce qui n'a pas fonctionné ?
  • Que pouvons-nous améliorer ?

Afin de réfléchir aux choix technologiques, aux outils futurs utilisés et aux méthodes de travail pour gagner en efficience.

Car il a été beaucoup question de visio-conférence quand on parlait de télétravail. Mais télétravailler n’est pas synonyme de visio-conférence. La Visio étant un des outils de communication à disposition.

Quand on sait qu’un travailleur du savoir aujourd’hui passe un tiers de son temps à rechercher de l’information, échanger par email pour fixer une date de RDV, il semble important de prendre en compte cette nouvelle façon de collaborer.

Cela passe par la mise en place d’un système dynamique collaboratif.

Système qui permet d’avoir une vue unifiée de qui fait quoi, pour quand, où sont les informations, les documents donc de se coordonner sans avoir à fouiller dans ses e-mails ou discussions en ligne.

Système qui permet aussi à chacun :

  • de garder du sens, les priorités / objectifs finaux étant partagés,
  • de discuter et échanger directement dans le document,
  • d’agir et exécuter les tâches utiles.

Car : « Rien n’est plus inutile que d’être très efficace dans l’accomplissement d’une tâche qui n’aurait jamais dû être accomplie. » PETER DRUCKER

Ce système collaboratif peut se structurer autour de 3 grands axes :

  • Collaboration de Contenu : Cloud, version, partage, gestion des médias (Google Drive, Dropbox, One Drive, etc.)
  • Collaboration de Communication : email, messagerie, visio-conférence, wiki, site web (Slack, Messager, WhatsApp, Outlook, Zoom, etc.)
  • Collaboration de Coordination : Savoir qui fait quoi, qui est responsable de quoi, pour quand, quelles sont les priorités de l’équipe, la charge de travail de chacun (Trello, Asana, Hive, Monday…)

L’écosystème collaboratif d’aujourd’hui facilite et optimise ces actions de collaboration grâce à la possibilité d’intégrer des solutions les unes aux autres. L’expérience devient alors plus cohérente. Pour cela, le choix d’une solution (et une seule) dans chacun des 3 axes est souhaitable.

Pour la communication, plusieurs canaux peuvent être choisis, il s’agira ici de bien déterminer quel canal de communication pour quels échanges :

  • Messagerie instantanée pour les échanges rapides, questions rapides
  • E-mails pour les décisions arrêtées, les échanges avec l’extérieur
  • Visio pour les réunions, les rituels de cohésion, etc.
  • Wiki ou site web : partage de l’information interne.

L’utilisation optimisée de ces outils, bien que de plus en plus intuitifs et pensés pour les utilisateurs, passera par de la formation pour appréhender l’ensemble des possibilités qu’ils ont à offrir.

Chez ORGANIZ’ACTIONS Conseil, nous accompagnons les entreprises de la découverte des solutions à la formation sur les outils en passant par leur mise en place.

Le fonctionnement de ces outils induit également une nouvelle façon de travailler, une nouvelle façon de manager.

Ils demandent de la transparence, de la confiance, de l'autonomie et de la responsabilisation.

C’est l’occasion de redéfinir les méthodes et processus de travail afin de les simplifier, clarifier et optimiser. Avec la co-construction de règles par exemple : quelles sont les valeurs, les horaires de disponibilités, les obligations de chacun, etc…

En remettant la confiance au cœur des relations de travail (manager/ managé) on passe d’une culture du contrôle à une culture de la confiance. L'humain est remis au centre.

L'organisation du travail devient alors une organisation adulte où les outils numériques permettent d'être efficients, de travailler mieux et de gagner du temps pour équilibrer sa vie.

Rédigé par Katel Dubois Marester
ORGANIZ’ACTIONS Conseil
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